Een goede contactenlijst vormt de basis van succesvolle e-mail marketing. Maar een kwalitatieve contactenlijst opbouwen is meer dan zomaar e-mailadressen verzamelen.
Welke contacten voegt u toe? Welke gegevens bewaart u best? Hoe deelt u contacten logisch in? En hoe zorgt u ervoor dat uw communicatie vooral de communicatie ontvangen die voor hen relevant is.
In dit artikel bekijken we hoe u een contactenlijst slim en overzichtelijk opbouwt, hoe segmentatie helpt om gerichter te communiceren en waarom kwaliteit vaak belangrijker is dan kwantiteit.
- Waarom kwaliteit belangrijker is dan kwantiteit
- Welke contacten mag u toevoegen?
- Cold mailing: mogelijkheden en risico's
- Welke gegevens bewaart u best?
- Hoe organiseert u uw contacten best?
- Segmentatie: relevanter communiceren
- Vrije velden slim gebruiken
- Contactvoorkeuren en profielupdates
- Verantwoord omgaan met contactgegevens
- Hoe SOLID Mailings hiermee omgaat
Waarom kwaliteit belangrijker is dan kwantiteit
Een grote contactenlijst lijkt aantrekkelijk, maar in de praktijk is de kwaliteit van uw contacten vaak veel belangrijker dan het aantal adressen in uw database.
Een kleinere groep contacten die uw e-mails effectief opent, leest of interessant vindt, levert meestal betere resultaten op dan een grote lijst met weinig betrokkenheid.
Wanneer veel ontvangers uw e-mails negeren, verwijderen of markeren als ongewenst, heeft dat bovendien een negatieve invloed op uw openratio, reputatie en de betrouwbaarheid van toekomstige verzendingen.
Daarom is het meestal verstandiger om te focussen op relevante contacten die bewust interesse tonen in uw communicatie, dan om zoveel mogelijk adressen te verzamelen zonder duidelijke betrokkenheid.
Een goede contactenlijst groeit meestal geleidelijk: via klanten, leden, websiteformulieren, evenementen, inschrijvingen of andere contacten die uw organisatie effectief kennen of bewust interesse tonen.
Welke contacten mag u toevoegen?
Niet elk e-mailadres dat u ergens tegenkomt, hoort automatisch thuis in een contactenlijst voor e-mail marketing.
In de praktijk werken organisaties meestal met contacten die al een bestaande relatie hebben met de organisatie, bijvoorbeeld klanten, leden, deelnemers aan evenementen, inschrijvingen via een formulier of mensen die bewust interesse toonden in bepaalde communicatie.
Daarnaast bestaan er ook andere situaties waarbij organisaties mensen commercieel proberen te contacteren zonder eerdere relatie, bijvoorbeeld via zelf opgebouwde lijsten van ondernemingen, verenigingen of publieke contactgegevens. Hoewel dergelijke communicatie in bepaalde contexten mogelijk kan zijn, is het belangrijk om daar voorzichtig mee om te gaan.
Mensen die uw organisatie niet kennen, zullen uw e-mails sneller negeren, verwijderen of als ongewenst beschouwen. Dat verhoogt niet alleen het risico op klachten, maar kan ook een negatieve invloed hebben op de reputatie en betrouwbaarheid van toekomstige verzendingen.
Daarom is het meestal verstandiger om te focussen op contacten die bewust interesse tonen in uw organisatie of communicatie. Dat zorgt doorgaans voor meer betrokkenheid, betere resultaten en een duurzamere contactenlijst op lange termijn.
Cold mailing: mogelijkheden en risico's
Met cold mailing bedoelen we het versturen van commerciële e-mails naar mensen of organisaties waarmee nog geen bestaande relatie bestaat.
In de praktijk gebeurt dat bijvoorbeeld via zelf opgebouwde lijsten van ondernemingen, verenigingen of publieke contactgegevens die online teruggevonden worden.
Technisch is dergelijke communicatie vaak mogelijk, maar dat betekent niet automatisch dat het ook de meest efficiënte of verstandige aanpak is.
Mensen die uw organisatie niet kennen, zullen commerciële e-mails sneller negeren, verwijderen of als ongewenst beschouwen. Dat leidt meestal tot lagere openratio’s, minder betrokkenheid en een grotere kans op klachten of reputatieproblemen.
Bovendien komt een onverwachte commerciële e-mail vaak minder persoonlijk of minder relevant over dan communicatie waarvoor iemand zich bewust inschreef of interesse toonde.
Daarom kiezen veel organisaties vandaag bewust voor een meer duurzame aanpak waarbij contacten geleidelijk opgebouwd worden via klanten, websiteformulieren, events, sociale media, bestaande relaties of andere vormen van vrijwillige interactie.
Een kleinere maar relevante contactenlijst levert in de praktijk vaak betere resultaten op dan een grote lijst met weinig betrokkenheid.
Welke gegevens bewaart u best?
Welke gegevens u best bewaart, hangt vooral af van het doel van uw communicatie en de werking van uw organisatie.
Voor sommige nieuwsbrieven volstaat een e-mailadres. In andere situaties kunnen bijkomende gegevens nuttig zijn, zoals naam, voornaam, taalvoorkeur, gsm-nummer, lidmaatschap, afdeling of interesses.
Extra gegevens maken het mogelijk om communicatie persoonlijker en relevanter te maken. Denk bijvoorbeeld aan gepersonaliseerde aanspreking, communicatie in de juiste taal of gerichte uitnodigingen voor specifieke groepen of activiteiten.
Tegelijk is het verstandig om bewust om te gaan met welke gegevens u effectief bewaart. Het is niet omdat bepaalde informatie beschikbaar is binnen een organisatie, dat die automatisch relevant is voor e-mail marketing.
Gevoelige gegevens zoals medische informatie, bankgegevens of rijksregisternummers horen in de meeste gevallen niet thuis in een e-mail marketing platform.
Door enkel gegevens te bewaren die echt nuttig zijn voor uw communicatie, blijft uw contactenlijst overzichtelijker, relevanter en eenvoudiger te beheren.
Hoe organiseert u uw contacten best?
Een goede contactenlijst draait niet alleen om welke gegevens u bewaart, maar ook om hoe u die gegevens organiseert.
Een duidelijke structuur maakt het eenvoudiger om later gericht te communiceren, contacten terug te vinden en relevante segmentaties op te bouwen.
Veel organisaties werken bijvoorbeeld met groepen voor verschillende soorten contacten, afdelingen, activiteiten of interesses. Denk aan klanten, leden, vrijwilligers, deelnemers aan evenementen of contacten die zich inschreven voor specifieke communicatie.
Daarnaast kan het nuttig zijn om bepaalde gegevens afzonderlijk bij te houden in vrije velden, zoals taal, afdeling, lid sinds, leeftijdsgroep of andere informatie die relevant is voor de werking van uw organisatie. Dergelijke gegevens maken het niet alleen eenvoudiger om contacten overzichtelijk te beheren, maar kunnen later ook gebruikt worden om gerichter te segmenteren en relevantere communicatie te versturen.
Belangrijk daarbij is om uw structuur overzichtelijk te houden. Te veel groepen of te veel verschillende manieren van indelen maken een contactenlijst vaak onnodig complex.
Een eenvoudige en logische structuur werkt in de praktijk meestal beter dan een zeer uitgebreide indeling die uiteindelijk nauwelijks gebruikt wordt.
Segmentatie: relevanter communiceren
Niet elk contact heeft dezelfde interesses of verwachtingen. Daarom is segmentatie vaak één van de krachtigste manieren om e-mail marketing relevanter en efficiënter te maken.
Door contacten slim op te delen in groepen of te filteren op basis van bepaalde kenmerken, kan u gerichter communiceren en ontvangen contacten vooral de informatie die voor hen relevant is.
Denk bijvoorbeeld aan communicatie op basis van taal, afdeling, leeftijdsgroep, interesses, lidmaatschap of deelname aan bepaalde activiteiten of evenementen.
Segmentatie zorgt er vaak voor dat contacten meer betrokken blijven, e-mails vaker geopend worden en communicatie minder snel als storend of oninteressant wordt ervaren.
Tegelijk hoeft segmentatie niet onnodig complex te worden. In de praktijk volstaan meestal enkele logische groepen en een beperkt aantal relevante kenmerken om al veel gerichter te communiceren.
Goede segmentatie draait daarom meestal niet om zoveel mogelijk filters of ingewikkelde structuren, maar vooral om relevante communicatie die aansluit bij de verwachtingen en interesses van uw contacten.
Vrije velden slim gebruiken
Naast de standaard velden zoals e-mailadres, naam, gsm-nummer… kan het handig zijn om ook gebruik te maken van zogenaamde ‘vrije’ velden: extra velden waaraan u zelf een betekenis en invulling geeft.
Zo kan een organisatie bijvoorbeeld vrije velden gebruiken voor taal, afdeling, leeftijdsgroep, lid sinds, type abonnement, interesses of andere informatie die relevant is voor de eigen werking.
Dergelijke velden maken het eenvoudiger om contacten overzichtelijk te beheren, en om later gericht te segmenteren voor specifieke communicatie.
Wanneer een vrij veld gebruikt wordt voor segmentatie, is het belangrijk om vooraf goed na te denken over welke waarden u gebruikt. Het systeem kan die waarden namelijk automatisch oplijsten tijdens het segmenteren van contacten voor een verzending.
Voor een taalveld kiest u daarom bijvoorbeeld beter consequent waarden zoals ‘nl’, ‘fr’ en ‘en’, in plaats van variaties zoals ‘NL’, ‘Nederlands’ of ‘Dutch’ door elkaar te gebruiken.
Niet elk vrij veld hoeft echter gebruikt te worden voor segmentatie. Sommige velden dienen vooral als extra informatie binnen de contactendatabase, bijvoorbeeld om intern bepaalde gegevens overzichtelijk bij te houden.
Een duidelijke en doordachte structuur maakt uw contactenlijst later veel overzichtelijker en gebruiksvriendelijker.
Contactvoorkeuren en profielupdates
Niet elk contact wil dezelfde communicatie ontvangen. Sommige mensen zijn vooral geïnteresseerd in nieuws of updates, terwijl anderen liever enkel uitnodigingen voor evenementen, promoties of specifieke activiteiten ontvangen.
Door contacten zelf bepaalde voorkeuren te laten kiezen, blijft communicatie relevanter en ontvangen mensen vooral de informatie die voor hen interessant is.
Dat kan bijvoorbeeld via de geïntegreerde ‘profielupdate’ mogelijkheid, waarbij u contacten indien gewenst kan toelaten om zelf bepaalde gegevens of voorkeuren aan te passen.
Denk bijvoorbeeld aan taalvoorkeur, interesses, afdelingen, type communicatie of andere voorkeuren die helpen om gerichter te communiceren. Daarnaast kan men de eigen contactgegevens actueel houden bij bv een gewijzigd e-mailadres.
Door contacten meer controle te geven over welke communicatie ze ontvangen, blijven contactenlijsten vaak kwalitatiever en worden uitschrijvingen of minder betrokken contacten beperkt.
Verantwoord omgaan met contactgegevens
Een contactenlijst bevat vaak persoonlijke gegevens en verdient daarom een zorgvuldige aanpak.
Het is niet omdat bepaalde informatie beschikbaar is binnen een organisatie, dat die automatisch relevant is voor e-mail marketing of vrij gedeeld mag worden binnen of buiten de organisatie.
Denk daarom goed na over welke gegevens echt nodig zijn, wie toegang krijgt tot contactgegevens en hoe die gegevens worden bewaard.
Zeker bij verenigingen, ledenorganisaties, evenementen of andere gevoelige contexten is het belangrijk om bewust om te gaan met privacy en toegang tot gegevens.
Daarnaast is het verstandig om contactenlijsten regelmatig op te schonen en verouderde of niet langer relevante gegevens te verwijderen wanneer die niet meer nodig zijn.
Door bewust en zorgvuldig om te gaan met contactgegevens, blijft uw contactenlijst niet alleen overzichtelijker en relevanter, maar groeit ook het vertrouwen van uw contacten in uw organisatie.
Hoe SOLID Mailings hiermee omgaat
SOLID Mailings voorziet heel wat mogelijkheden om contacten overzichtelijk te beheren en flexibel te segmenteren.
Contacten kunnen eenvoudig georganiseerd worden in groepen en indien gewenst verder gesegmenteerd worden op basis van vrije velden, geslacht of een combinatie van meerdere criteria.
Een contact wordt slechts één keer aangeschreven binnen eenzelfde verzending, ook wanneer iemand zich bv in meerdere groepen bevindt.
Vrije velden kunnen volledig vrij ingevuld worden in functie van de werking van uw organisatie. Indien gewenst kunnen bepaalde velden ook gebruikt worden voor segmentatie, waarbij ingevulde waarden automatisch uniek opgelijst worden om te selecteren tijdens het opbouwen van een verzending.
Daarnaast voorzien we ook een geïntegreerde profielupdate mogelijkheid waarbij u contacten indien gewenst kan toelaten om zelf bepaalde gegevens of voorkeuren aan te passen.
SOLID Mailings beschikt over een volwaardige contactendatabase met uitgebreide mogelijkheden voor zowel beheer, segmentatie als personalisatie, zonder daarbij onnodig complex te worden.
Zo combineren we gebruiksvriendelijke e-mail marketing met een overzichtelijke en doordachte manier om contacten duurzaam te beheren.
Meer weten over hoe relevante communicatie en segmentatie bijdragen aan betere openratio’s? Lees dan ook ons artikel: Waarom worden mijn e-mails niet geopend?
Werkt u met leden, afdelingen of activiteiten binnen een vereniging? Ontdek dan ook onze aanpak voor e-mail marketing, ledenbeheer en online betalen voor verenigingen.
SOLID Mailings eens van dichtbij zien?
Wilt u e-mail marketing gebruiken met persoonlijke ondersteuning en technische ontzorging? We tonen u graag hoe SOLID Mailings werkt, en beantwoorden met plezier uw vragen. Liever zelf even testen in een demo-omgeving? Dat kan uiteraard ook. Geheel vrijblijvend.
